Fünf Tipps für gute Meetings Meetings kosten Zeit und Geld – und sind oft nicht zielführend, sondern rauben Energie. Die BG ETEM hat Tipps dazu, wie es besser geht. Ob im Besprechungsraum oder per Videokonferenz: Ohne Meetings geht es nicht. Für die Beteiligten bringen sie aber zumindest gefühlt oft mehr Kosten als Nutzen mit sich: weil sie nicht wissen, worum es überhaupt geht und was das Ziel ist. Weil sie während einer Videokonferenz nebenher fünf andere Dinge erledigen und von der Besprechung wenig mitbekommen. Und weil sie die investierte Zeit im Nachhinein als verschwendet betrachten. Gesund ist das nicht, sondern sorgt eher für Stress. Deshalb ist es sinnvoll, Menge und Ablauf von Besprechungen im Betrieb immer mal wieder zu hinterfragen und zu optimieren. Die BG ETEM hat Tipps für alle, die im Arbeitsalltag regelmäßig Besprechungen organisieren und leiten. Mit diesen Hinweisen lassen sich sowohl digitale Meetings als auch Präsenzbesprechungen besser und effektiver gestalten: 1. Notwendigkeit hinterfragen: Organisator*innen sollten sich fragen: Ist ein Meeting wirklich nötig – oder tut es vielleicht auch eine E-Mail? Oft sind ausufernde und genau terminierte Besprechungen gar nicht nötig und Mitzuteilendes lässt sich einfach verschriftlichen. Eine weitere Frage ist: Muss es eine Präsenzveranstaltung sein, für die Teilnehmer*innen gegebenenfalls weit anreisen müssen – oder reicht eine Videokonferenz aus? 2. Ziele definieren: Themen und Ziel einer Besprechung sollten im Vorfeld feststehen. Eine detaillierte Agenda und relevante Vorab-Informationen erleichtern den Teilnehmenden die Diskussion. Das erspart umständliche Erklärungen während des Meetings und erhöht die Chance, dass dabei konstruktive Ergebnisse herauskommen. 3. Gezielt einladen: Wenn gemeinsame Entscheidungen anstehen, sollten alle relevanten Personen daran beteiligt sein. Umgekehrt gilt es kritisch zu prüfen, ob die Liste der Eingeladenen ausufert – oder ob der eine oder die andere ihre Arbeitszeit auch effizienter nutzen kann, statt sie im Meeting zu verbringen. Entscheidend ist, wer etwas zum Thema beizutragen hat. Den Nicht-Eingeladenen gilt es zu vermitteln, 20 Meldungen
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